Comment organiser un événement en ligne pour votre entreprise

Les possibilités de gestion d’équipe offertes par Internet sont exceptionnelles. On peut suivre le travail à distance ou encore organiser un événement en ligne. Avec vos collaborateurs, vous avez le projet d’organiser un événement en ligne pour votre entreprise ? On vous donne les clés pour réussir votre dessein !

Définir les buts de l’événement en ligne

À l’instar de tout événement à organiser, il est nécessaire de définir au préalable ses objectifs stratégiques. Il peut s’agir d’un événement virtuel pour réorienter l’image de votre marque, pour présenter votre dernier produit, pour toucher un nouveau marché, pour convaincre de potentiels partenaires ou des investisseurs.

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C’est un travail de réflexion préalable qui permet d’avoir une ligne d’actions pour l’organisation. Quels sont les bénéfices de cet événement pour votre entreprise ? Quel type d’événement digital envisagez-vous ? Quels sont les résultats que vous espérez à l’issue de cet événement ?

En répondant à ces différentes questions, vous allez pouvoir définir plusieurs aspects clés de votre organisation : format de l’événement, communication, promotion, budget, etc.

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Déterminer le format d’événement digital adapté à votre projet

Pour organiser un événement en ligne, vous avez un vaste panel de choix en matière de format. Vous pouvez opter pour :

• Une formation ou un atelier en ligne ;
• Un séminaire d’entreprise ;
• Une conférence virtuelle ou un summit ;
• Une rencontre virtuelle ;
• Un webinaire ;
• Un fireside chat ;
• Un salon virtuel ;
• Un Ask me anything.

Le format pour lequel vous optez dépendra de vos objectifs d’entreprise, de votre budget et surtout du contenu de l’événement.

Préparer le contenu de l’événement

Quel que le type d’événement en ligne que vous organisez, la préparation d’un bon contenu est ce qui vous permettra de satisfaire tous les participants et d’avoir du succès auprès d’eux. Pour cela, vous pouvez mettre au point, une session de préparation quelques jours avant l’événement.

Cette phase préparatoire a pour but de familiariser chaque intervenant avec la plateforme choisie, les outils technologiques à utiliser afin de pallier tout problème technique qui pourrait survenir durant l’événement.

Bien choisir l’heure et la date de l’événement

Ce sont deux éléments fondamentaux de l’événement à définir avant de le faire connaître aux autres participants. En tant qu’organisateur, vous devez savoir que l’heure et la date d’un événement en ligne ne sont pas choisies au hasard. Vous devez analyser plusieurs détails tels que la planification d’un autre événement, d’une fête sur la même date, ou encore le fuseau horaire sur lequel se situe la majorité des invités.

Trouver le matériel et la technologie à utiliser

Pour la réalisation d’un événement virtuel, il y a plusieurs plateformes que vous pouvez exploiter. Ces outils disposent de plusieurs fonctionnalités utiles pour mener à bien votre projet : la diffusion en direct, la mise en réseau, le live chat, l’inscription, la billetterie, etc. Mettez en concurrence les différentes plateformes pour les événements digitaux en comparant leur performance, et la réactivité de leurs supports techniques.

Faire la publicité de l’événement en ligne

Un événement en ligne réussi est certainement celui qui a eu le plus de visibilité. Vous disposez de plusieurs canaux pour promouvoir l’évent. Écrivez sur le sujet dans un de vos blogs, puis partagez-le sur les médias sociaux. Les réseaux sociaux vous proposent des outils pertinents pour la promotion de votre événement virtuel. Les stories, la diffusion en direct, le compte à rebours Instagram, le Facebook Évents sont de nombreux exemples à exploiter.